Hackathon organiseren

Je wilt een hackathon organiseren? Hackathons worden steeds populairder als krachtige methoden om innovatie te stimuleren, teamwork te versterken en creatieve oplossingen te bedenken voor complexe uitdagingen. Maar hoe organiseer je een hackathon die niet alleen inspirerend is, maar ook concrete resultaten oplevert? In dit artikel delen we alles wat je moet weten over het organiseren van een hackathon, inclusief praktische hackathon tips, veelvoorkomende valkuilen en best practices uit onze hackathon checklist.

Hackathon organiseren? Dit is de betekenis:

Een hackathon is een intensieve sessie, meestal variërend van enkele uren tot meerdere dagen, waarin teams samenwerken aan het oplossen van een specifiek vraagstuk of het ontwikkelen van innovatieve concepten. Oorspronkelijk gericht op softwareontwikkeling, worden hackathons tegenwoordig toegepast in diverse sectoren zoals zorg, duurzaamheid, onderwijs en financiën. Het wordt allang niet meer alleen ingezet voor IT-vraagstukken, veel organisaties organiseren een hackathon ook voor sociale vraagstukken.

Hackathon organiseren? Dit zijn de kenmerken van een hackathon:

1. Tijdgebonden: meestal 8 uur, 16 uur of 36 uur.

2. Teamgericht: samenwerking in kleine teams (vaak +- 5 personen per team)

3. Doelgericht: gericht op het oplossen van een uitdaging of het ontwikkelen van een prototype.

4. Competitief: vaak met prijzen voor de beste oplossing. Soms wordt het ook als onderzoeksinstrument gebruikt.

Waarom een hackathon organiseren?

Een hackathon biedt een unieke combinatie van voordelen voor organisaties en deelnemers:

1. Stimuleren van Innovatie: door een diverse groep mensen samen te brengen, ontstaan frisse perspectieven en creatieve oplossingen.

2. Teamontwikkeling: het werken onder druk versterkt samenwerking en communicatie.

3. Probleemoplossing: snelle en gerichte aanpak van strategische vraagstukken.

4. Employer Branding: een hackathon positioneert jouw organisatie als innovatief en aantrekkelijk voor talent.

5. Netwerken: creëer waardevolle connecties met deelnemers, partners en stakeholders.

Stappenplan voor het organiseren van een hackathon

1. Definieer je doelstellingen

Je gaat straks een hackathon organiseren. Maar wat wil je bereiken als organisatie met de hackathon? Is het proces belangrijker of het resultaat? Wil je een nieuw productidee ontwikkelen, de betrokkenheid van medewerkers vergroten, of talent aantrekken? Een duidelijke doelstelling bepaalt de opzet en het succes van je evenement.

2. Kies een relevant thema

Een pakkend thema zorgt voor focus en trekt de juiste deelnemers. Het is belangrijk om goed stil te staan bij de casevraag van de hackathon, wanneer je een hackathon gaat organiseren.

Voorbeelden:
– Energiebedrijf: “Hoe kunnen we de CO2-uitstoot van ons bedrijf beter in kaart brengen?”
– Zorgverzekeraar: “Hoe lossen we het probleem op waar ons klantcontact center het meest over gebeld wordt (24% van alle belletjes)?”

3. Bepaal het format

Hackathons kunnen fysiek, online of hybride worden georganiseerd. Overweeg de volgende factoren:

– Fysiek: ideaal voor teambuilding en hands-on workshops.
– Online: toegankelijker en schaalbaarder.
– Hybride: combineert het beste van beide werelden.

4. Stel een draaiboek op

Een goed draaiboek helpt om het evenement soepel te laten verlopen. Belangrijke onderdelen die niet kunnen ontbreken in je hackathon organisatie:

– Tijdsplanning
– Teamindeling
– Beschikbaarheid van mentoren of experts
– Technische ondersteuning
– Beoordelingscriteria voor de jury

5. Zorg voor Inspirerende locatie en faciliteiten

Een inspirerende locatie kan bijdragen aan de creativiteit. Denk aan:
– Comfortabele werkruimtes
– Snelle wifi
– Catering (inclusief energizers zoals snacks en koffie)
– Break-out ruimtes voor brainstormsessies

6. Promoot je hackathon

Gebruik sociale media, nieuwsbrieven en samenwerkingen met relevante organisaties om deelnemers aan te trekken. Creëer een aantrekkelijke landingspagina met alle details over het evenement.

7. Voorzie deelnemers van tools en training

Zorg dat deelnemers toegang hebben tot tools, datasets en workshops die hen helpen bij het uitwerken van hun idee. Denk aan:
– Een hackathon proces op maat op basis van de casevraag
– Prototyping tools zoals Figma, Sketch of AI tools die je ter beschikking stelt aan deelnemers
– API-documentatie
– Leuke energizers/ competitie elementen tussendoor: dit houdt de deelnemers gemotiveerd en de energie er tijdens de dag in

8. Betrek mentoren en experts

Mentoren spelen een cruciale rol in het begeleiden van teams. Kies experts met kennis van het thema en vaardigheden in innovatie.

9. Organiseer een pakkende pitch ronde

Laat teams hun idee presenteren aan een jury. Zorg voor een professionele setting en duidelijke beoordelingscriteria, zoals:
1. Innovativiteit
2. Haalbaarheid
3. Impact
4. Presentatievaardigheden

Afhankelijk van de casevraag kun je overwegen andere jurycriteria te gebruiken.

10. Plan het Vervolg

Een hackathon is pas succesvol als de resultaten daadwerkelijk worden opgepakt. Denk vooraf daarom al na hoe je uitkomsten als organisatie verder kunt gaan brengen of wat de te nemen vervolgstappen zijn.

Hackathon organiseren: dit zijn de veelvoorkomende valkuilen

1. Onduidelijke doelstellingen en challenge: dit leidt tot verwarring en minder focus. Waardoor teams onnodig veel tijd kwijt zijn.

2. Te veel of te weinig deelnemers: Dit kan de dynamiek van de teams verstoren.

3. Slechte voorbereiding: zorg dat alles, van wifi tot juryleden en het proces, goed geregeld is.

4. Geen opvolging: laat goede ideeën niet verloren gaan. Zorg voor een goede verslaglegging.

Wil je een hackathon organiseren? Wij helpen je graag verder!

Een hackathon organiseren vraagt om een doordachte aanpak, maar biedt enorme kansen voor innovatie en teambuilding. Met de juiste voorbereiding en focus kun je een evenement neerzetten dat niet alleen energie en inspiratie brengt, maar ook tastbare resultaten oplevert. In de afgelopen jaren hebben we honderden hackathons georganiseerd. Wij kunnen je ontzorgen op alle vlakken: van het faciliteren van de hackathon, tot het regelen van een goede locatie, aftermovie, sprekers etc.

Hulp nodig bij het organiseren van een hackathon? Neem contact op en ontdek hoe wij jouw evenement naar een hoger niveau kunnen tillen.