Een goede hackathon agenda template: tips en tricks voor een succesvol evenement

Op zoek naar een goede hackathon agenda template? Hackathons zijn tegenwoordig niet meer weg te denken uit de wereld van technologie en innovatie. Het organiseren van een succesvolle hackathon begint met een goed uitgedachte hackathon agenda template en het uitdenken van het hackathon proces/hackathon methode. In dit artikel delen we waardevolle tips en stappen om een effectieve hackathon agenda template op te stellen, zodat jouw evenement een doorslaand succes wordt. Kun je wel wat hulp gebruiken bij het uitdenken van jouw hackathon, zowel in de voorbereiding als professionele begeleiding op de dag zelf? Neem dan gerust contact op. Wij organiseren jaarlijks tientallen hackathons en zijn marktleider in Nederland en België op het gebied van hackathons. Gemiddeld gezien zit er zo’n 250-350 uur voorbereidingstijd in de organisatie van een hackathon.

Wat is een Hackathon?

Een hackathon is een evenement waarbij programmeurs, ontwerpers, projectmanagers, ambtenaren, burgers of andere creatieve professionals samenkomen om binnen een korte periode, intensief te werken aan een specifiek project of uitdaging. Hackathons kunnen verschillende thema’s en doelen hebben, zoals het ontwikkelen van nieuwe software, het oplossen van maatschappelijke vraagstukken of het bevorderen van duurzame technologieën. Op deze pagina vind je meer informatie over wat een hackathon is. Een hackathon kun je al organiseren vanaf een dagdeel, maar veel vaker duurt een hackathon minimaal één of twee dagen en soms wordt er zelfs ’s nachts doorgewerkt. Wat voor tijdsduur het beste past bij jouw evenement hangt af van de doelgroep maar ook de complexiteit van de casevraag en de doelstellingen van je hackathon.

Waarom is een goede hackathon agenda belangrijk?

Een goed georganiseerde hackathon agenda template helpt bij het stroomlijnen van het evenement en zorgt ervoor dat de deelnemers weten wat er van hen wordt verwacht. Het helpt bij het creëren van een productieve omgeving waarin deelnemers hun talenten optimaal kunnen inzetten. Bovendien helpt een duidelijke hackathon agenda template om het evenement te structureren en doelen te bereiken.

Stappen voor het opstellen van een hackathon agenda template

Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste stappen om een effectieve hackathon agenda op te stellen:

#1 Doel/thema hackathon
Bepaal het doel en thema van de hackathon. Zorg ervoor dat het doel en thema van de hackathon helder en specifiek zijn. Dit helpt de deelnemers om gericht en efficiënt te werken aan de projecten.

#2 Bepaal wanneer deelnemers beschikbaar zijn
Kies data en tijden waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn en houd rekening met voldoende voorbereidingstijd. Gemiddeld gezien kost het voorbereiden van een hackathon met externe deelnemers zo’n 3 maanden voorbereidingstijd.

#3 Zoek een geschikte locatie
Zoek een locatie die geschikt is voor het aantal deelnemers en de benodigde faciliteiten heeft, zoals internet, stroomvoorziening en catering. Het liefst moet het natuurlijk ook nog een beetje een inspirerende plek zijn en heb je jouw deelnemers niet verspreid over het hele pand en verschillende verdiepingen. Vaak werkt een hackathon het beste, wanneer je een grote zaal hebt waar iedereen met elkaar kan samenwerken in groepjes van 4-6 personen. In sommige gevallen kan het handig zijn om ook nog wat break-out rooms te hebben zodat groepjes in alle rust kunnen werken. Deze moeten echter niet te ver van de hoofdzaal zich bevinden, anders blijf je je deelnemers zoeken door het hele pand.

#4 Bepaal duidelijke regels/richtlijnen
Maak duidelijke regels en richtlijnen voor de hackathon, zoals de beoordelingscriteria, het eigendomsrecht van de ontwikkelde projecten en of deelnemers het oké vinden als er tijdens de dag foto’s/ video opnames gemaakt worden in verband met portretrecht.

#5 Bepaal activiteiten
Bedenk welke activiteiten er tijdens de hackathon plaatsvinden, zoals workshops, presentaties en netwerkmomenten. Zeker bij evenementen die lang duren, is het belangrijk om voldoende energizers in te bouwen in de hackathon agenda.

#6 Bepaal tijdsindeling / milestones
Stel een gedetailleerde tijdsindeling op met duidelijke tussenstappen of milestones die teams moeten behalen. Dit hangt ook een beetje af van het soort case vraag. Bij hele technische / wiskundige vraagstukken worden deelnemers over het algemeen iets losser gelaten. Terwijl bij bijvoorbeeld maatschappelijke uitdagingen het juist handiger kan zijn om iets meer structuur aan te brengen in de hackathon. Elke hackathon is maatwerk. Wil je advies hebben over wat je het beste kunt doen in het geval van jouw hackathon/vraagstuk? Neem dan gerust contact op.

Hieronder vind je een voorbeeld agenda voor een hackathon van twee dagdelen, waarbij we nogmaals willen benadrukken dat dit illustratief is, afhankelijk van de casevraag en het aantal deelnemers kan het handiger zijn om de hackathon anders in te delen.

Voorbeeld hackathon agenda twee dagdelen:

09:00 – 09:15: Introductie en welkom
– Welkomstwoord van de organisatoren
– Uitleg over het doel van de hackathon
– Introductie van het hackathon proces

09:15 – 09:45: Toelichting vraagstuk door spreker
09:45 – 10:00: Teamvorming
10:00 – 10:15: Pauze + team kennismaking
10:15 – 11:45: Inleven in het vraagstuk / verschillende belangen op tafel leggen
11:45 – 12:30: Keuzes maken waar je tijdens deze hackathon je opricht / hergedefinieerde casevraag opstellen
12:30 – 13:30: Lunch
13:30 – 15:30: Ideeën bedenken en uitwerken
15:30 – 15:45: Pauze
15:45 – 16:30: Pitches teams
16:30 – 16:50 Borrel + juryberaad
16:50 – 17:00 Bekendmaking winnaars + afronding dag

Afhankelijk van de casevraag, kan het handig zijn om bovengenoemde stappen anders in te delen / te nemen stappen verder uit te werken in een hackathon agenda.